Belajar Cara Menyeimbangkan Waktu: Menentukan Prioritas Terlebih Dahulu! - Lensa Amelia

Time management merupakan salah satu materi dari MySkill yang berkolaborasi bersama Deloitte Indonesia. Materi ini dibawakan oleh Raymond atau kerap disapa sebagai Kak Ray yang saat ini sedang menjabat sebagai Human Resources Manager di Deloitte Indonesia.

Time management skills adalah salah satu keterampilan yang sangat penting untuk dimiliki. Terlebih di era digital saat ini, yang mana setiap orang tentu saja tidak hanya berfokus pada satu peran saja. Setiap orang dihadapkan dengan banyak kewajiban yang harus segera dituntaskan. Namun, di satu sisi orang tersebut juga memiliki kegemaran dan membutuhkan istirahat. Istilah kerennya healing. Sementara, waktu yang dimiliki oleh setiap orang sama, yakni 24 jam. Oleh karena itu, time management skills harus dimiliki dan dipelajari oleh siapapun supaya tidak stress atau burn out akibat banyaknya kegiatan yang harus dilakoni.

Matrix Eisenhower

Matrix Eisenhower adalah salah satu metode untuk mengatur waktu secara efektif. Metode ini ditemukan oleh Dwight D. Eisenhower, seorang mantan presiden Amerika Serikat ke-34 yang menjabat pada tahun 1953-1961.

Kuadran 1. Penting dan mendesak

Kegiatan-kegiatan yang berada di kotak ini harus segera dikerjakan, karena kegiatan-kegiatan tersebut sifatnya penting dan mepet. Kalau kak Ray sendiri menganggap kuadran ini sebagai kotak api. Serem sih dengarnya.

Contoh kegiatannya adalah deadline, tugas mendadak, dan penyelesaian konflik atau masalah.

Namun, muncul satu pertanyaan. Bagaimana kalau banyak sekali kegiatan yang ada di kuadran satu, sedangkan waktu saya tidak cukup? Maka di sini kita harus memilah mana yang merupakan kegiatan yang low effort dan high effort. Karena dua-duanya sama-sama penting, maka kita harus mendahulukan pekerjaan yang membutuhkan usaha kecil. Kemudian baru mengerjakan yang membutuhkan usaha besar. Pendek kata, kerjakan dari persoalan yang mudah terlebih dahulu.

Kuadran 2. Penting dan tidak mendesak

Kuadran ini berisikan kegiatan-kegiatan yang sifatnya penting, tapi tidak mepet. Jadi, kegiatan yang ada di kuadran ini dapat dikerjakan secara mencicil atau menjadwalkan. Namun, jika kegiatan-kegiatan di kuadran ini tidak segera dikerjakan maka ia bakal pindah ke kuadran pertama. Kak Ray menyebutkan bahwa kuadran ini adalah kuadran pemimpin.

Contoh kegiatannya adalah pengembangan diri, mencicil tugas, dan pencegahan masalah.

Kuadran 3. Tidak penting dan mendesak

Coba pikirkan, apa contoh kegiatan yang tergolong tidak penting dan mendesak? Kalau saya, kegiatan seperti memasak, mencuci pakaian, dan menyapu termasuk dalam kuadran ini. Tentu ini konteksnya bakal berbeda dengan seorang Ibu Rumah Tangga, ya.

Dulu, saya salah mindset. Saya masukkan kegiatan itu di kuadran pertama. Alhasil, saya keteteran sendiri. Semuanya harus segera dikerjakan sendiri. Padahal, sebagai anak rantau yang tinggalnya di kos-kosan, perkara ini tidak terlalu penting seperti ibu rumah tangga. Kalau mau makan, tapi engga sempat masak, bisa saja kita pesan gofood. Atau bisa juga dengan meminta teman satu kos kita untuk memasakkan makanan untuk kita sekaligus untuk dia. Tapi kalau nggak bisa, ya mau tidak mau harus kita yang turun tangan.

Oleh karena itu, kegiatan yang berada di tugas ini alangkah baiknya kita delegasikan. Karena menurut buku Generasi Produktif karya Mas Rifa’i, mendelegasikan adalah salah satu cara untuk produktif. Tips ini akan sangat bermanfaat bagi kita yang mendapatkan tugas proyek atau tugas yang sifatnya bekerja dalam tim.

Mengenai delegasi, teman saya pernah bilang bahwa biarkan mereka yang kerjakan. Kalaupun kerjaan mereka masih ada yang salah, maka kasih tahu saja kesalahannya. Bukan malah kita yang mengerjakan. Selain itu, Kak Ray juga ada menyinggung tentang ini pada saat sesi q&a. Ia bilang, orang perfeksionis itu sangat rentan terhadap anxiety atau stress. Ini relate dengan saya, sebagai orang yang perfeksionis, terkadang rasanya berat hati untuk mendelegasikan tugas ke orang lain. Namun, perlu saya pahami bahwa “kemampuan yang dimiliki leader di masa depan yang tidak dimiliki oleh leader masa kini adalah delegasi.”

Berikut tips dari Kak Ray untuk mengatasi permasalahan ini.
1. Menjelaskan tugas yang akan kita delegasikan secara jelas dan spesifik. Lebih bagus lagi kalau ada template atau contohnya.
2. Menanamkan mindset bahwa, “Kamu pun di masa lalu pernah salah. Kamu pernah dimaafkan orang. Maka berilah kesempatan orang lain untuk belajar.”

Kuadran 4. Tidak penting dan tidak mendesak

Scrolling media sosial di jam belajar, bergosip atau tidur-tiduran di jam kerja termasuk dalam kuadran ini. Kegiatan itu sifatnya tidak penting dan tidak mendesak. Maka, kegiatan ini bisa ditunda atau dikerjakan kapan-kapan saja.

Practice!

Setelah mengetahui penggunaan Matrix Eisenhower, maka langkah selanjutnya adalah mempraktikkan ilmu tersebut. Berikut langkah-langkah dari Kak Ray yang bisa kita terapkan.

1. List semua pekerjaan Anda

Tentukan waktu atau durasi untuk list pekerjaan kita. Kalian bisa pilih durasi dalam 1 hari, 1 minggu, 1 bulan, atau memilih pekerjaan-pekerjaan dalam sebuah project secara spesifik.

2. Tentukan yang penting

Dengan memilih mana kegiatan yang penting dan mana yang tidak, maka kita telah menentukan tugas yang akan kita letakkan di atas atau di bawah kuadran. Identifikasi dan tentukanlah kegiatan-kegiatan yang sifatnya ‘penting’ atau berhubungan dengan pekerjaan atau tugas. Contohnya, apakah kalau tidak dikerjakan, maka:
a. Kamu akan dimarahi atasanmu?
b. Targetmu bisa tidak tercapai?
c. Pekerjaanmu bisa kenapa-kenapa?
d. Ada potensi bakal kena SP/PHK
e. Penilaian performa bakalan jelek nih

3. Tentukan urgensi

Tentukan skala urgensi dari masing-masing kegiatan, apakah benar-benar mendesak atau masih ada waktu untuk dikerjakan.

4. Masukkan ke dalam kuadran

Setelah anda masukkan ke dalam kuadran, tugas anda adalah mulai bekerja dengan mengikuti skala prioritas yang ada.

Framework atau Model Lain

Selain Matrix Eisenhower, ada juga metode lain yang dapat digunakan untuk memanajemen waktu. Metode-metode tersebut adalah

1. Action Priority Matrix

Manajemen waktu yang diukur berdasarkan dampak dan usaha yang diperlukan. Metode ini menjadi empat kuadran, yaitu

a. Quick Wins

Tugas dengan usaha minim namun menghasilkan dampak yang besar. Tugas-tugas yang ada di kuadran ini harus didahulukan dan diselesaikan secepat mungkin.

b. Major Projects

Tugas yang membutuhkan usaha yang besar dan dapat menghasilkan dampak yang besar juga. Tugas-tugas yang ada di kuadran ini harus dijadwalkan atau dicicil supaya tidak keteteran dan tidak mengganggu tugas lain.

c. Fill-ins

Tugas dengan usaha minim namun menghasilkan dampak yang kecil. Tugas-tugas yang ada di kuadran ini dapat dikerjakan di waktu senggang atau ketika tugas lain sudah selesai.

d. Thankless Tasks

Tugas yang membutuhkan usaha yang besar dan dapat menghasilkan dampak yang kecil. Tugas-tugas yang ada di kuadran ini harus dihindari atau ditunda.

2. MoSCoW Method

Manajemen waktu yang diukur berdasarkan must, should, could, dan won’t.

a. Must (wajib)

b. Should (harus, tapi tidak memiliki dampak sebesar must)

c. Could (tidak terlalu penting)

d. Won’t (skala kepentingannya paling kecil, sehingga bisa dijadwalkan ulang)

3. RICE Method

a. Reach

Seberapa banyak orang yang dapat menerima dampak positif atau dampak negatif jika tugas ini dikerjakan (skor)

b. Impact

Seberapa besar dampak yang dapat dihasilkan dari tugas ini (skor 1-5)

c. Confidence

Seberapa yakin kita dapat menyelesaikan tugas ini dalam waktu yang telah ditentukan.

d. Effort

Seberapa besar tenaga yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas ini?


Kemudian kalkulasikan:

RICE = Reach * Impact * Confidence/Effort

Pilihlah tugas dengan skor RICE tertinggi untuk dikerjakan terlebih dahulu.

Kesimpulan

“Ketika semuanya dianggap penting, sebenarnya TIDAK ADA satupun yang penting.” - Kak Ray

Lakukan hobi atau kegiatan lain yang kita senangi secara tanggung jawab. Karena sejatinya, healing tapi kerjaan belum siap adalah tidak bertanggung jawab. Jika kita masih menunda, maka kita harus cari tahu alasannya terlebih dahulu. Apakah karena instruksinya tidak jelas atau tugasnya saking banyak. Maka, salah satu caranya adalah dengan menerapkan konsep chunk block table, yaitu fokus pelan-pelan. Ibaratnya, kita punya masalah sebesar gajah. Maka untuk menyelesaikannya, kita harus fokus ke kaki gajahnya terlebih dahulu. Setelah itu baru ke anggota tubuh yang lain.